In de praktijk

"De onderlinge relatie binnen het projectteam kan het verschil maken"

Arjan Doornheim, Project Controller DPA Finance

Bij een klant van DPA in de publieke sector, ben ik nu 10 maanden werkzaam als Project Controller. Deze organisatie heeft veel te maken wet-en regelgeving op het gebied van sociale zekerheid en werkgelegenheid.

Het doorvoeren van wijzigingen in wet-en regelgeving of het realiseren van procesverbeteringen binnen deze complexe organisatie met een grote diversiteit aan ICT systemen, wordt vaak projectmatig aangepakt.

Hoewel de projectomgeving een geheel andere dynamiek kent dan tot de verbeelding sprekende projecten als de aanleg van de HSL of de Maasvlakte 2 blijft de rol van de Project Controller echter onveranderd: het bewaken van de projectvoortgang op de aspecten tijd, geld en kwaliteit, waarbij de Project Controller een ondersteunende en adviserende rol heeft richting de Projectleider.

De organisatie waarbij ik nu gedetacheerd ben, heeft gekozen voor een op PRINCE2 gebaseerde projectmanagement methodiek. De opdrachtgevers, Projectleiders en de Project Controllers hebben allemaal een PRINCE2 training gevolgd. Voor externe Project Controllers is aantoonbare PRINCE2 kennis zelfs een criterium om in aanmerking te komen voor deze functie. Het kwam dus zeer goed uit dat ik via DPA al een PRINCE2 certificaat had behaald.

Als Project Controller ondersteun ik op dit moment meerdere projecten, waarbij het grootste project als doel heeft om een pakket aan vereenvoudigingvoorstellen in de wet-en regelgeving te implementeren. Dit project raakt meerdere divisies en ICT systemen en voor de beheersbaarheid is het project verdeeld in 3 deelprojecten met elke een aparte Projectleider.

Mijn werkzaamheden als Project Controller hebben zowel betrekking op Financial Control (projectbegrotingen, offertes, financiële voortgang), als ook op Business Control (bewaken van de business case, risicomanagement, project assurance). Dit maakt het werk erg interessant en afwisselend en zorgt er tevens voor dat ik zelf ook blijf leren.

Maandelijks bespreek ik de financiële ontwikkeling van het project met de Projectleiders, waarbij ik naast de analyse van de huidige cijfers ook samen met de Projectleider de financiële prognose opstel. Daarbij kijken we naar de financiële ontwikkeling van het project, maar ook naar mogelijke risico’s. Voordat een project wordt gestart wordt al actief aan risicomanagement gedaan, met als doel om de grootste projectrisico’s te benoemen die een bedreiging kunnen vormen voor het behalen van de projectdoelstellingen. Bij de maandelijkse voortgangsrapportages monitor ik of de getroffen beheersmaatregelen effectief zijn. Door actief aan risicomanagement te doen en tijdig maatregelen te treffen vergroot je dan kans dat de projectdoelstellingen binnen de gestelde toleranties worden behaald.

Zoals uit bovenstaande valt op te maken is een goede samenwerking tussen Project Controller en Projectleider erg belangrijk om de projectbeheersing goed in te richten. Naast de vakinhoudelijke kennis, zal de Project Controller dus ook over voldoende soft skills moeten beschikken om werkelijk van toegevoegde waarde te zijn voor de projectleiding. Mijn doel als Project Controller is gericht op een succesvolle samenwerking met de Projectleider door zijn sparringpartner en adviseur te zijn op het gebied van projectbeheersing. Uit de recente contractverlenging zou je wellicht mogen concluderen dat dit inmiddels aardig gelukt is.