Project Control Maatschappelijke Participatie
vrijdag, 12 februari 2010
Project Control Maatschappelijke Participatie
Opdracht
Opzetten van sturingsrapportages voor verschillende managementteams op stafniveau binnen het project Maatschappelijke Participatie, opzetten en ontwikkelen van de administratieve organisatie en mede hierdoor centralisatie van de administratie om de betalingsverkeer met externe partijen te versnellen.
Klant
Een gemeentelijke organisatie dat zich ten doel stelt door het aanbieden van sociale en maatschappelijke activeringsplekken, 5000 klanten met een grote afstand tot de arbeidsmarkt te activeren en via een of andere vorm van maatschappelijke participatie een bijdrage aan de samenleving te laten leveren.
Resultaat
Project is gegroeid naar een afdeling binnen de gemeentelijk organisatie. Sturingsrapportages opgezet die ingebed zijn binnen de organisatie, die veelvuldig worden gebruikt om bewust te kunnen sturen, een handboek van de nieuwe administratieve organisatie en de transitie van de decentrale administratie naar een centrale afdeling.
Het was een beginnend project, inmiddels een afdeling! Dus er was niets aan rapportages of administratieve processen beschreven. In eerste instantie hebben we in teamverband geïnventariseerd wat er aan stuurinformatie beschikbaar moest komen. De bijeenkomsten vormden de input voor mij om de behoefte te formuleren. De uitdaging was om de behoefte te kunnen vertalen in een aantal sturingsrapportages die wekelijks bijgewerkt moest worden. Na input van alle groepsleden heb ik een aantal rapportages opgezet die wekelijks inhoudelijk werden besproken. Naar aanleiding van de resultaten (van de rapportages) werden er een aantal problemen transparanter die nodig bijgestuurd moesten worden. Namelijk; de decentrale administratie zorgde voor vertraagde betalingen aan externe partijen en was een administratieve last voor een functie binnen de organisatie die gecentraliseerd kon worden bij een aantal administrateurs.
Na het beschrijven en bespreken van de nieuwe financiële Administratieve Organisatie was de transitie van de administratie naar een centrale afdeling (met een aantal administrateurs) een feit. Dit was een zekere administratieve verlichting voor de Klantmanager en dit zorgde voor versnelde betaling aan externe partijen, mede door de secure invoer van de administrateurs.
Het opzetten van de rapportages hebben uiteindelijk geleid tot een aantal grote acties waarvan de organisatie en medewerkers de vruchten van hebben kunnen plukken. Uiteindelijk heb ik hier veel voldoening aan over gehouden, omdat de sturingsinformatie de trigger is geweest voor een aantal grote acties/ projecten binnen de organisatie.
Ali Emekli is interim professional bij DPA Finance
| < Vorige |
|---|
Social Responsibility
DPA ZZP Community
Business Solutions
- Change