vrijdag, 12 februari 2010

Planning & control (control = is sturing en beheersing) is voor niet-financials vaak een weinig aansprekende term, iets voor de afdeling Financiën en Control, niet voor hen. Dat is een veel voorkomend misverstand, totdat deze managers ervaren dat de informatie uit de planning & control cyclus voor hun waardevolle informatie biedt om tijdig te kunnen bijsturen om hun doelstellingen te bereiken.

De planning & control adviseur speelt daarbij een hoofdrol. De moderne planning & control adviseur is geen onzichtbare medewerker die achter zijn of haar bureau onbegrijpelijke rapportages maakt en die de organisatie in stuurt. Nee, hij of zij overlegt met het management, budgethouders e.d. over de gewenste vorm, input en output, de resultaten en risico’s.

Onderstaande case is een beknopte weergave van een opdracht voor het opzetten van management rapportages. De management rapportage is in overleg met de gebruikers opgezet, waardoor er vanaf het begin draagvlak bij hen is gecreëerd om de rapportages ook te gebruiken.

Opdrachtgever
Een middelgrote gemeente (ca. 55.000 inwoners) voor een sector, die voornamelijk verantwoordelijk is voor een aantal primaire processen als inzameling afval, onderhoud groenvoorziening, wegen, etc.

De opdracht
Opzetten maandelijkse management rapportages. De afdelingsmanager van deze sector was vanuit het bedrijfsleven gewend aan maandelijks management rapportages. In gemeenteland zijn maandelijkse management rapportages niet gebruikelijk: de planning & control cyclus omvat alleen de voorgeschreven periodieke documenten als begroting, voorjaarsnota, bestuurlijke rapportages en jaarrekening. De frequentie daarvan was voor hem echter te laag om als sturingsmiddel te dienen voor de resultaten, zowel in prestaties als uitputting van de budgetten.

Resultaat
Door naast de binnen de gemeente vastgestelde P&C cyclus, ook een maandelijkse rapportage te maken, hebben de budgethouders voortdurend inzicht in de besteding van hun budgetten en bereikte prestaties. Bijkomend voordeel is dat het aanleveren van informatie voor P&C cyclus geen extra druk meer gaf op deze sector.

Aanpak
Elke planning & control cyclus start met het opstellen van een begroting: “plan” in het veel gebruikte cirkel/model van Deming:

De begroting is een verplicht document binnen de P&C cyclus van de overheid en was voor deze gemeente conform de voorschriften al vastgesteld door de gemeenteraad.

Omdat er bij de opdrachtgever geen rapportage tool beschikbaar was, heb ik de rapportage opgezet in Excel. Excel biedt voldoende mogelijkheden om data te bewerken tot overzichten.
De budgetverantwoordelijkheid was door de afdelingsmanager gedelegeerd naar 3 budgethouders.

1e stap was om alle relevante informatie ((beleids)doelstellingen en budgetten) voor deze sector uit de begroting te halen. Naast structurele budgetten waren ook budgetten voor projecten en investeringen toegekend. Deze laatste zijn vaak meerjaren ramingen. Met de 3 budgethouders en de afdelingsmanager is aan de hand van deze informatie vastgesteld:

• volledigheid informatie uit de begroting
• niveau van detaillering voor de rapportages
• gewenste maandelijkse informatie

De gebruikers van de managementrapportages werden dus al in een vroeg stadium bij het ontwerp betrokken. De structuur staat vast: begroting en doelstellingen kunnen ingevoerd worden.

2e stap is vaststellen uit welke bronnen de gerealiseerde cijfers verkregen kunnen worden. Een planning & control adviseur bewaakt dat gerealiseerde cijfers in de managementrapportage volledig en juist zijn.

Tot zover is een management rapportage opgezet dat een beeld geeft van de huidige stand van zaken. Maar om tijdig te kunnen bijsturen hebben de budgethouders en de afdelingsmanager ook informatie nodig over de ontwikkelingen en plannen voor de komende maanden. Dit wordt ook wel forecasting genoemd.

De rapportage (budget en actual) werden elke maand door de planning & control adviseur besproken met de budgethouders. Daarnaast kwamen in dit gesprek de ontwikkelingen en de plannen voor de komende maanden en de eventuele risico’s aan de orde. Deze informatie en de toelichting van de budgethouders werd verwerkt in de rapportage voor de afdelingsmanager.

De budgethouders reageerden in eerste instantie een beetje afhoudend op de maandelijkse gesprekken (aansturing day-to-day business had voor hen een veel hogere prioriteit). Maar na een aantal gesprekken, zagen zij ook de voordelen. Ze kregen meer inzicht in de (financiële) resultaten en de bedrijfsvoering was meer in control. Bovendien kon de input voor de verplichte uit de P&C-cyclus snel en met de juiste en volledige informatie aangeleverd worden, waar dit tot voor kort als een stressvolle situatie werd ervaren die de dagelijkse gang van zaken verstoorde.

Uiteindelijk is voor deze functie een werving- en selectietraject ingezet, die succesvol is afgerond met het aannemen van een ervaren planning & control adviseur. Deze persoon kon moeiteloos het werk overnemen dankzij de inspanningen van de consultant van DPA.

---

Nicolette Azink is interim professional bij DPA Finance

Volgende >

 

Social Responsibility

DPA ZZP Community
       

Business Solutions