Amsterdam, 25 februari 2010

Tegenwoordig zien steeds meer organisaties het nut en meerwaarde in van een professioneel Project Management Office, afgekort PMO. Wat is nu eigenlijk PMO? Is PMO nu een chic woord voor assistent? In dit artikel wordt uiteengezet wat PMO inhoudt en wat de meerwaarde van een PMO is.

Wat houdt een PMO in?
Project Management Officer is een afdeling of individu die de projectorganisatie ondersteunt met de uitvoering van de projecten, portfolio’s of programma’s door middel van het uitdragen, ontwikkelen en beheren van de processen, tools en middelen. De taken liggen op 3 hoofdgebieden: ondersteuning, controle & sturing. 

Een PMO functie is onder te verdelen in verschillende niveaus, te weten:
a) Operationeel
b) Tactisch en
c) Strategisch

A) Een PMO op operationeel niveau verleent directe assistentie aan de projectmanager en voert taken uit op het gebied van rapportage en administratie. Deze taak is als het ware het ‘managen’ van één project. De focus ligt op het reduceren van bedrijfsrisico’s.

B) Een PMO op tactisch niveau werkt over projecten heen en heeft ook dezelfde benaming als Portfolio Management Officer. Hier gaat het om meerdere projecten binnen een programma en een van de taken is bijvoorbeeld het consolideren van projectrapportages. De focus ligt op het optimaliseren van het resource gebruik.

C) In tegenstelling tot een PMO op tactisch niveau, ziet het PMO op strategisch niveau toe op alle projecten binnen de organisatie. Een PMO op dit niveau is daarom dicht onder het Raad van Bestuur gepositioneerd en heeft een permanent karakter. De focus ligt hier op het leveren van een bijdrage aan de bedrijfsgroei en andere strategische bedrijfsdoelstellingen.

Er kan worden gesteld dat een PMO dus een bijdrage levert in de beantwoording van twee vragen: ‘Doen we de juiste projecten?’ en ‘Doen we de projecten juist?’.

Onderstaande werkzaamheden van een PMO zullen het begrip PMO duidelijk maken:

• Een PMO gaat over projecten, maar niet over het leiden van projecten;
• Een PMO gaat over de methode, de aanpak en de managementrapportage van individuele projecten én van projecten in hun onderlinge samenhang;
• Een PMO participeert niet in de stuurgroep, stuurt niets aan, maar heeft wel overal mee te maken;
• Een PMO verhoogt de professionaliteit van het project¬management in een organisatie;
• Een PMO voorziet in de communicatie rond projecten ten behoeve van projectmanagers, opdrachtgevers, stuurgroepen, directies, stakeholders en belangstellenden. De informatie stelt hen allen in staat projecten beter op te zetten, te begeleiden, te beheersen, te controleren en te sturen. Een PMO is daarmee gepositioneerd over de projecten heen, maar kan ook functioneren binnen een project;
• Een PMO verzamelt, analyseert en aggregeert projectinformatie en geeft zo inzicht in en overzicht over de projectenportfolio;
• Een PMO houdt overzicht over de uit te voeren projecten, daarbij waakt een PMO over een verantwoorde besteding van de budgetten en geeft het voort¬durend inzicht in de lopende projectportfolio;
• Een PMO heeft door zijn afstand tot de projecten minder last van de waan van de dag en richt zich op het verstrekken van overzicht en inzicht.

Wat is de meerwaarde van een PMO?
Er zijn diverse argumenten voor de behoefte aan een PMO. De voornaamste reden is dat bedrijven steeds meer de toegevoegde waarde van een PMO zien voor het coördineren en ondersteunen van projecten om het mislukken van projecten te voorkomen. Behoefte aan een betere beheersbaarheid van projecten door middel van het uit handen nemen van administratieve taken van projectmanagers; werkzaamheden zoals het verzamelen, bewerken en analyseren van projectinformatie zullen de taken van projectmanagers elimineren.
Met een PMO is een organisatie in staat een aantal doeleinden rond projectmatig werken te bereiken, zoals:

• het verbeteren van projectmanagement;
• het ondersteunen van projecten en projectmanagers in combinatie met het doorvoeren van gestandaardiseerde werkwijzen en methoden;
• het selecteren en implementeren van projectmanagement tools;
• het hergebruiken van kennis en ervaring door middel van het beschikbaar stellen van eigen best practices;
• het handhaven van de scope door middel van periodieke toetsing aan de geactualiseerde business case en aan het projectcontract;
• het onderkennen van impact op processen, organisatie, systemen en architectuur;
• het verbeteren van de communicatie tussen projectmanagers;
• het verbeteren van voorafgaand aan de start van nieuwe projecten. Een PMO zorgt bijvoorbeeld voor de on-boarding van nieuwe projectmedewerkers.

Conclusie:
De meerwaarde van een PMO is het genereren van een juist beeld van de actuele status en voortgang van een project, objectiever en staafbaarder omdat een PMO het project zelf overstijgt. PMO staat - zeker op tactisch en strategisch niveau - in dienst van de organisatie en niet van het project an sich. Immers, de scope van de projectmanager is de scope van het project, terwijl een PMO juist zorgt voor een continuïteitsfactor binnen de organisatie. Projecten beginnen en eindigen binnen het PMO. Het falen of slagen van projecten kan dus afhangen van de aanwezigheid van een PMO. Risicobeheersing, kwaliteits- en budgetbewaking hebben met een PMO een vast kader, waardoor deze geborgd zijn en leereffecten uit afgesloten en lopende projecten gemakkelijker meegenomen kunnen worden in nieuwe projecten. Kortom, Project Management ondersteuning leeft, bruist en is steeds meer gewild door projectorganisaties. Omdat elk bedrijf zijn eigen karakteristieke projectomgeving heeft met specifieke karaktereigenschappen, is het voor elke projectorganisatie van belang om na te gaan in hoeverre zij de diensten van een PMO willen implementeren. Vragen die hierbij kunnen helpen:

• Welke projectmanagementmethode gebruikt uw organisatie? Wordt deze methode consequent toegepast? Een PMO kan helpen om methodes als PrinceII en ITIL consequent en controleerbaar toe te passen, met gebruik van vaste methodieken, tools en rapportages.
• Kunnen projectmanager en projectmedewerkers de projectmanagementwerkzaamheden op operationeel niveau voldoende invulling geven? Wordt de capaciteit en inzetbaarheid van deze mensen voldoende benut? Een PMO kan de efficiëntie verhogen door taken en werkzaamheden uit handen te nemen van de projectmanager en daarnaast meer sturingsmogelijkheden te creëren van risicobeheersing en kwaliteits- en budgetbewaking.
• Is er sprake van een tactisch en/ of strategisch niveau van projectsturing binnen uw organisatie, bijvoorbeeld programma’s van projecten of de behoefte aan (meer/beter) projectportfoliomanagement? Een PMO is bij uitstek de manier om deze vorm te geven, en voldoende overzicht- en sturingsmogelijkheden te geven binnen de projecten en “over de projecten heen”.

 

---

Jeanine Ho interim professional bij DPA Finance

< Vorige		Volgende >

 

Social Responsibility

DPA ZZP Community
       

Business Solutions