Amsterdam, 10 maart 2010

Het besturen van een organisatie draait om informatie. Goede informatie op managementniveau is essentieel voor het aan- of bijsturen van alle processen, producten, werknemers, kosten en uitgaven. Dit artikel geeft een inleiding tot bestuurlijke informatievoorziening.

Informatie
Duidelijk moet zijn door wie, hoe en de uitvoering van informatie geregeld is in een bedrijf of overheidsinstelling. Tegenwoordig, en dat zal niemand verbazen, is heel veel informatievoorziening geautomatiseerd. Het geheel van informatievoorziening is bestuurlijke informatievoorziening en is essentieel voor het functioneren van een bedrijf of overheidsinstelling.

De heer W. Leijnse definieert bestuurlijke informatievoorziening als volgt *:
Bestuurlijke informatievoorziening bevat alle activiteiten met betrekking tot verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het besturen, het doen functioneren en  beheersen van een organisatie, alsmede ten behoeve van het afleggen van verantwoording.

Als de informatievoorziening niet adequaat is kan dat tot gevolg hebben dat de leiding onjuiste beslissingen neemt. Bijvoorbeeld klanten worden niet tijdig geïnformeerd of krijgen te laat producten of diensten geleverd. De kwaliteit van de producten kan tekortschieten.

Een goede bedrijfsleiding zal constant de kwaliteit van de bedrijfsinformatievoorziening beoordelen. Een goede administratieve organisatie,ao, is gewenst en het is ook gewenst dat deze op schrift wordt gezet en periodiek wordt beoordeeld op veranderingen die er hebben plaats gevonden. Steeds meer afnemers eisen dat leveranciers ISO 9000 of 9001 zijn gecertificeerd. Gecertificeerde, externe partijen kunnen de vastlegging van procedures beoordelen en bij goedkeuring kan er voor een of meer jaren een certificaat verstrekt worden.

Formele versus Informele Organisatie
Bij een formele organisatie bedoelen we de schriftelijke vastgelegde stukken, zoals statuten, werkinstructies, ao, enz. In vele organisaties gelden er nog allerlei ongeschreven regels en wetten. Dit wordt beschouwd als de informele organisatie. Onderschat de informele organisatie niet, want als medewerkers deze regels niet naleven dan kunnen zij of de organisatie grote problemen krijgen. Informele regels bepalen de cultuur in een organisatie en kunnen een behoudend aspect hebben: nieuwe ideeën krijgen minder kans om ingang te vinden. Ook kan essentiële informatie (over bijvoorbeeld productiefouten, klachten) de juiste persoon niet bereiken, kwijtraken of weglekken, als de communicatiestromen niet of onvoldoende zijn geformaliseerd.

De Domtoren
Hoe hoger men op de Domtoren klimt hoe verder men kan kijken en hoe minder men kan zien wat er in de directe omgeving, de voet van de toren, ziet wat er daar gebeurt. Zo is het ook met organisaties.

De directie, de hoogste leiding in het bedrijf, neemt beslissingen die betrekking hebben op de doelstellingen van het bedrijf: meer of minder producten in het assortiment nemen, fuseren of afstoten van bedrijfsonderdelen, nieuwe markten uitproberen enz. men noemt dit het strategische niveau: men staat op de top van de toren en kijkt ver het landschap in, maar men heeft veel minder kijk op wat er op de werkvloer gebeurt dan het management dat rapporteert aan de directie. Kenmerken van beslissingen op strategisch niveau zijn; kwalitatief van aard, algemeen, niet gedetailleerd en trendmatig.

Op tactisch niveau worden er beslissingen genomen ten aanzien van het vaststellen van budgetten, toewijzen van middelen enz. Men staat halverwege de toren overziet beter dan de directie wat er in het bedrijf gebeurt en men kijkt minder ver het landschap in. De kenmerken op tactisch niveau zijn: afkomstig van interne informatiesystemen en periodiek.

Op operationeel niveau worden er beslissingen genomen, die gedetailleerd zijn, actueel, goed gestructureerd, voorzienbaar en duidelijk uit te leggen aan medewerkers. Men staat aan de voet van de toren overziet duidelijk wat er in het bedrijf gebeurt, maar men heeft geen blik in de wijde omgeving.

Informatievoorziening
De informatie die de directie nodig heeft om haar tactische beslissingen te nemen is natuurlijk heel anders dan wat men op de werkvloer nodig heeft om daar de juiste beslissingen te kunnen nemen.

Op directieniveau wil men informatie hebben over de totale productie(wat gaat de onderneming in en uit). Natuurlijk ook naar soort of afdeling en afzet naar markt. Daarnaast wil men natuurlijk ook de blik gericht houden op de wijde omgeving: wat doet de concurrentie, nieuwe technologieën enz. (marketing-strategische informatie, gericht op strategie en beleid).

Op tactisch niveau wil men de informatie uit het bedrijf gedetailleerder hebben en men is, bedrijfsmatig, minder geïnteresseerd in marktontwikkelingen en dergelijke.

Op operationeel niveau wil men gedetailleerd, per machine, per product informatie hebben. Ook zal men geïnteresseerd zijn in absenties van medewerkers om planningen te maken. Globaal zal  men geïnteresseerd zijn in de beslissingen in de ontwikkelingen van het bedrijf: uitbreidingen van assortiment, afdelingen of inkrimpingen en dergelijke.

Soorten informatie
Interne en externe informatie. Interne komt uit het bedrijf zelf, productieaantallen, leveringen en dergelijke en ook (eigen) trend- en marktonderzoek, gegevens over klanten, toeleveranciers en concurrenten. Externe informatie is openbaar beschikbaar, zoals van de Kamer van Koophandel, Centraal Bureau van de Statistiek, officiële gegevens van ministeries enzovoort.

Formele en informele informatie. Gegevens volgens de voorgeschreven procedures tot stand gekomen zijn is formele informatie. Informele informatie komt voort uit gesprekken tijdens recepties, borrels, verjaardagen enzovoort. Informele informatie kan bijzonder waardevol zijn, hoewel moeilijker te verifiëren hoe representatief deze is. Eén klacht kan veelzeggender zijn over de dienstverlening dan een (formeel) structureel klanttevredenheidsonderzoek: wellicht is het één zeurende klant, maar misschien heerst er meer ontevredenheid “onder de oppervlakte”.

Proces- en projectinformatie. Procesinformatie heeft men nodig voor de dagelijkse uitoefening van zijn taak; leidinggevenden en uitvoerenden. Projectinformatie heeft de bedrijfsleiding nodig voor zijn strategische beslissingen.

Kwaliteit
De informatie moet voldoen aan de volgende kenmerken:

• Begrijpelijk
• Doelmatig
• Betrouwbaar
• Tijdig

Tijdens het proces van informatievoorziening zal men er voor moeten zorgen dat de privacygevoelige en vertrouwelijke informatie niet naar onbevoegden terecht komt. Er moet aandacht zijn voor beveiliging en natuurlijk ook voor verminking van informatie.
Gegevens of data zijn geen informatie: informatie ontstaat als er een betekenis aan data wordt gegeven. De kwaliteit van informatie valt of staat met de context van deze informatie.

Tot slot
Bestuurlijke informatievoorziening heeft niet alleen een intern nut; vanwege compliance, maatschappelijke verantwoordelijkheid, transparantie en risk management. Er is er een scala aan (externe) stakeholders die verplichtingen stellen aan een adequate bestuurlijke informatievoorziening.
Consultants van DPA kunnen u behulpzaam zijn bij het vastleggen van procedures en de administratieve organisatie. Uit bovenstaande blijkt dat dit voor bedrijven erg belangrijk kan zijn.

* Leijnse, W. (2006). Bestuurlijke informatievoorziening (3e druk). Groningen: Wolters-Noordhoff.

---

Lex van Emden is Finance professional bij DPA Finance

Volgende >

 

Social Responsibility

DPA ZZP Community
       

Business Solutions